MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES FUNDACION RATON DE BIBLIOTECA

OBJETIVO

Por medio del presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales (el “Manual Interno”) se da cumplimiento a lo previsto en el literal (k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el capítulo III del Decretos Reglamentario 1377 de 2013, los cuales regulan los deberes que asisten a los Responsables del Tratamiento de Datos Personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Así mismo, tiene la finalidad de regular los procedimientos de Tratamiento de datos de carácter personal que realiza FUNDACIÓN RATON DE BIBLIOTECA los cuales abarcan los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, así como las demás normas complementarias y las diversas decisiones proferidas por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la mencionada Ley 1581 de 2012, en el artículo 15 de la Constitución Política y las demás normas que las modifiquen, aclaren, reglamenten o adicionen.

ALCANCE

Este Manual Interno es aplicable al Tratamiento de los datos de carácter personal registrados en cualquier base de Bases de Datos de FUNDACIÓN RATON DE BIBLIOTECA, cuyo titular sea una persona natural.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO

Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, a continuación, se pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales contenidos en Bases de Datos de FUNDACIÓN RATON DE BIBLIOTECA., los diversos aspectos que componen la Política de Tratamiento de datos de la Compañía (“Política de Tratamiento”). Manifiesta que garantiza los Derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía empresarial, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades propias de FUNDACION RATON DE BIBLIOTECA., contractuales, culturales para el fomento a la lectura, creación de bibliotecas, centros literarios, y demás actividades educativas, recreativas, deportivas, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a ésta, cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

1 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Nombre: FUNDACIÓN RATON DE BIBLIOTECA.
Domicilio: Medellín (ANT) Dirección: Clle 9 Nro 30-78 Correos electrónicos: olga@ratondebiblioteca.org, Teléfono del Responsable: 3119394-2691021.

2 TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD
El Tratamiento que FUNDACIÓN RATON DE BIBLIOTECA. Dará a los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos y la finalidad del mismo, será el establecido en www.ratondebiblioteca.org el AVISO DE PRIVACIDAD contenido en el punto de atención y en los correos electrónicos o canales autorizados y que reza así: La información y Datos Personales suministrados a FUNDACIÓN RATON DE BIBLIOTECA podrán ser procesados, recolectados, almacenados, usados, circulados, suprimidos, compartidos, actualizados, transmitidos o transferidos total o parcialmente a las diferentes áreas de FUNDACIÓN RATON DE BIBLIOTECA., así como a contratistas, fundadores y asociados de FUNDACIÓN RATON DE BIBLIOTECA., cuando ello se requiera, con fines comerciales, financieros, administrativos y operativos, incluyendo Datos Sensibles, de acuerdo con los términos y condiciones del Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales de FUNDACIÓN RATÓN DE BIBLIOTECA, según sean aplicables, principalmente para hacer posible el desarrollo de los servicios y operaciones que necesariamente circula a través de redes, incluyendo pero sin limitarse a registros contables que sean requeridos, reportes a autoridades de control y vigilancia y demás usos para los fines mencionados.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
Sin perjuicio de los demás derechos consagrados en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que las aclaren, modifiquen, reglamenten o adicionen, los Titulares tienen derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a FUNDACION RATON DE BIBLIOTECA. en su condición de Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a FUNDACION RATON DE BIBLIOTECA. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por FUNDACIÓN RATON DE BIBLIOTECA previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e) Revocar la Autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

4. LA PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR EL DATO Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
La Dirección General en cabeza del representante legal SANDRA INES ZULUAGA SANCHEZ o quien haga sus veces, la suplencia JUAN GUILLERMO JARAMILLO, es la dependencia ante la cual los Titulares podrán elevar sus solicitudes para que FUNDACION RATON DE BIBLIOTECA., como Responsable del Tratamiento, adelante las acciones necesarias para el ejercicio de los Deberes y derechos del Titular.

5. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

5.1. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS:
La solicitud de consulta o reclamo debe ser presentada a través de los medios habilitados por FUNDACIÓN RATÓN DE BIBLIOTECA., de acuerdo con lo establecido en el Aviso de Privacidad y deberá contener como mínimo, la siguiente información:
•Identificación del Titular: Nombre completo y domicilio del Titular o la indicación de cualquier otro medio para recibir la respuesta por parte del Responsable del Tratamiento.
•Identificación del Causahabiente: En caso de ser causahabiente, deberá enviar los documentos que acrediten dicha calidad respecto del Titular de los Datos Personales.
•Descripción de los Datos personales: Descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular pretende ejercer alguno de los derechos.
•Reclamo: En el evento de reclamo, el Titular o su causahabiente deberá describir los hechos que dan lugar al reclamo junto con los documentos que sustenten el mismo.
•Otros: Cualquier documento adicional a los mencionados anteriormente que permitan identificar la vinculación del Titular con FUNDACIÓN RATÓN DE BIBLIOTECA bien sea en calidad de empleado, contratista, cliente, comunidad u otro.
•Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
•En caso de que LA EMPRESA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
•Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. PARAGRAFO: Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por el Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse, Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento, Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

5.2. TIEMPOS DE RESPUESTA:
Las solicitudes de consulta y reclamo serán respondidas dentro de los términos contemplados en el Título V de la Ley 1581 de 2012 o en los términos de las normas que los aclaren, adicionen o modifiquen.
•El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: El Titular o su causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante LA EMPRESA.

5.3. MEDIOS HABILITADOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS:
La consulta o reclamo deberá hacerse mediante comunicación escrita dirigida a la Dirección Administrativa de FUNDACIÓN RATÓN DE BIBLIOTECA. utilizando la información contenida en anexo incluido en el correo olga@ratondebiblioteca.org

6. AVISO DE PRIVACIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Aviso de Privacidad para el Tratamiento de Datos Personales contenidos en las Bases de Datos de la Compañía será el contenido en Anexo incluido en estos canales autorizados tal como www.ratondebiblioteca.org

AVISO DE PRIVACIDAD.

7 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La Autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. En el evento de que la Autorización verse sobre el Tratamiento de Datos Sensibles, el mismo se hará de conformidad con los términos de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario. La autorización para el Tratamiento de Datos Personales contenidos en las Bases de Datos de la Compañía será el contenido en Anexo incluido en los canales autorizados www.ratondebiblioteca.org

CONSENTIMIENTO INFORMADO.

La AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PREVIAMENTE RECOLECTADOS.
FUNDACION RATÓN DE BIBLIOTECA. ha diseñado un formato de Autorización con el fin de solicitar Autorización a los Titulares de aquellos Datos Personales que hayan sido recolectados con anterioridad a la publicación de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario. La solicitud de Autorizaciones que haga FUNDACIÓN RATON DE BIBLIOTECA. podrá realizarse a través de correo electrónico o mediante el diligenciamiento del formato de Autorización contenido en anexo contenido en los canales autorizados y los contratos en que se disponga la AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DATOS PERSONALES.

8. DEBERES DE FUNDACIÓN RATON DE BIBLIOTECA. COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES FUNDACION RATON DE BIBLIOTECA.. Reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos y cuando son datos sensibles obtener la autorización de los representantes o cuidadores, así como el poder acceder a otros servicios de red de biblioteca, obtener convenios de confidencialidad con quienes conforman los servicios en red.

Por lo tanto, FUNDACION RATON DE BIBLIOTECA, Utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes. En el tratamiento y protección de datos personales, esta tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se encuentra autorizado el tratamiento de sus datos.
p. Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.
q. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
r. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
t. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Los deberes del Encargado del Tratamiento de Datos Personales, corresponden a los establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

9. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES
El contrato que suscriba el Responsable con los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales bajo su control y responsabilidad deberá contener:
(i)Alcances del Tratamiento;
(ii)Actividades que el Encargado realizará por cuenta del Responsable del Tratamiento de los Datos personales;
(iii)Obligaciones del Encargado para con el Titular.

10. REFERENCIAS NORMATIVAS Y VIGENCIA
• Constitución Política de Colombia art.15
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013 SC-1011de 2008,C748 del 2011 C.S.J.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN La política aquí implementada rige a partir del 12 de Diciembre de 2017, y deja sin efectos cualquier reglamento que se haya por el área administrativa de la empresa.

SANDRA INES ZULUAGA SANCHEZ
Representante Legal
FUNDACIÓN RATON DE BIBIOTECA